塾や予備校のメインは生徒たちを教える先生ですが、塾や予備校が企業として運営をしていく以上先生だけでは塾や予備校は前に進みません。塾や予備校が普通の会社のように収益を得ていく上では、バックオフィス部門というのはとても重要です。そこでここでは、先生をサポートする塾や予備校の社員にはどのようなお仕事があるのかということを解説します。
塾や予備校のバックオフィス部門の仕事について
では、塾や予備校の社員として先生等をサポートする場合に、実際にどのような仕事をするのかということを解説します。まずは、どういう仕事になるのかというと、塾や予備校における事務的な仕事全般ということになります。それは外部からの電話の応対、校舎内で使う備品や文具の調達業務、また塾や予備校への入退学などに伴う事務手続きや書類作成などがあります。また、それ以外に校舎のメンテナンスなどもしなければいけないこともあるでしょうし、自分たちで手に負えない場合には、専門業者を探して…というような、企業でいうと総務や庶務的な業務があります。これらの業務は、塾や予備校で学ぶ生徒さんや彼らを指導する先生が気持ちよく勉強や仕事が出来るようにして、最終的な目標を（志望校の合格など）達成できるサポートをすることになります。次にもう少し掘り下げてご説明します。
塾や予備校社員の具体的な仕事について
それでは塾や予備校社員の具体的な仕事としては、大きく分けると
・対生徒
・対講師
です。
まず、対生徒の業務ですが、まずは生徒のマネジメント業務があります。生徒たちの安全や学校運営のことを考えた場合に、まずは生徒がちゃんと授業を受けているのかということをしっかり把握しておくということがとても大事です。管理方法としては、従来のように出席を取るという方法の他にIDカードを作成して、それで学校なのパソコンで管理するというような方法もあります。いずれにせよ、例えば予備校であれば志望校に合格するということが生徒の目的ですから、授業を出ていないと学力は向上しませんので、欠席が続いている生徒がいる場合には、その生徒の家庭に連絡などをして授業に出るように対応するということはとても大事な業務になります。また、受験生はいろいろな面で孤独です。特に人間関係がとても微妙な状態になる場合もあります。生徒によっては悩み事や相談事を予備校の職員に相談を持ち掛けてくる場合があります。そういう場合には、私の担当ではないからと無下に断るのではなく、優しく対応することも必要です。ただ、ここで注意をしないといけないのは、進学や学習について相談を受けた場合に助言をするのは越権行為になります。それはなぜかというと、塾や予備校の事務職員はそれらの専門家ではないからです。ここで必要なことは助言をするのではなく、まずは生徒の話を聞いて、その質問や相談事に対応できる専門家は塾や予備校内にはいますので、その中で適切な人を紹介するという態度が大切です。
対講師の業務について
一般的に塾や予備校の授業はカリキュラムがあるので、年間の授業のスケジュールはある程度決まっています。ただ、夏期講習や冬期講習、直前期講習の他に補習などがあると、講師のスケジュールの変動が発生する場合があります。また、講師の健康状態によって急な休講が起きる場合もあります。授業は、講師が来ないと成立しませんので、ミスがないように講師のスケジュール管理をするだけでなく、しっかりコミュニケーションをとることも必要です。また、休講がある場合には、迅速に生徒への周知を徹底させて、生徒たちの貴重な時間を無駄にしないようにするということも必要な仕事です。
